Kommuneloven slår fast at kommunedirektøren skal se til at saker som fremmes for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Fra tid til annen dukker det opp saker som krever en folkevalgt medvirkning enten i en innledende fase eller når gjennomføringen av et vedtak støter på særlige utfordringer.
Kommuneloven hjemler opprettelse av faste utvalg. Forhandlingsutvalget er særlig aktuelt i saker som er i skjæringspunktet mellom kommunen som forvaltningsmyndighet og kommunen som (potensiell) grunneier / bidragsyter.