Utarbeiding av detaljreguleringsplan

Første steget i å utarbeide en detaljreguleringsplan er at en privat regulant sender inn et forslag planinitiativ til kommunen. Innholdet i planinitiativet er fastsatt i §1 i Forskrift om behandling av private forslag til detaljregulering etter plan- og bygningsloven. Planinitiativet skal tilpasses størrelsen og kompleksiteten til ønsket detaljregulering, men alle punktene som er listet opp i forskriften skal sjekkes ut.

Kommunens mal til planinitiativ ligger her.

Når Lillesand kommune mottar et planinitiativ, vil det bli sjekket ut fra overordnede planer og overnevnt forskrift. Det  blir diskutert med aktuelle faginstanser i kommunen, før det blir gitt tilbakemelding på om planinitiativet er godt nok for å avholde oppstartsmøte, og hva planinitiativet eventuelt må suppleres med.  

Det er vanlig at man samtidig med innsending av planinitiativ også sender en forespørsel om oppstartsmøte etter plan- og bygningsloven §12-8 første ledd andre punktum, og det innkalles til oppstartsmøte når planinitiativet er tilfredsstillende.

Dersom detaljreguleringen kan få vesentlige virkninger for miljø og samfunn, skal det utarbeides planprogram etter jf. plan og bygningslovens § 4-1. Da er det også krav om konsekvensutredning (KU). Denne utarbeides etter forskrift om konsekvensutredning.

Finner kommunen at et privat planinitiativ ikke bør føre frem, kan kommunen beslutte at initiativet skal stoppes. Slik beslutning må tas så tidlig som mulig i oppstartsfasen, og hvis ikke annet er avtalt, senest like etter at oppstartsmøte er avholdt. Beslutningen kan ikke påklages, men regulanten kan kreve å få den forelagt for kommunestyret til endelig avgjørelse jfr. pbl § 12-8.

Oppstartsmøte etter plan- og bygningsloven § 12-8 første ledd andre punktum skal gjennomføres innen rimelig tid etter at kommunen har mottatt forespørsel om dette fra forslagsstilleren.

Krav til oppstartsmøte er fastsatt i §2 og§3 i Forskrift om behandling av private forslag til detaljregulering etter plan- og bygningsloven.

I oppstartsmøtet skal alle temaer som er nødvendig for å klargjøre forutsetningene for det videre planarbeidet og utformingen av det endelige forslaget til detaljregulering avklares.

Det skal skrives referat fra møtet. 

Det skal utarbeides varslingsdokumenter i tråd med plan- og bygningslovens §12-8, siste ledd.

Oppstartsvarselet skal inneholde avgrensning av området og formålet med planarbeidet. Dette oversendes til kommunen slik at en saksbehandler kan kvalitetssikret varslingsmaterialet. Det vil bli gitt tilbakemelding til regulant når det kan meldes oppstart. 

Oppstart av planarbeidet annonseres i lokalavisa, på nettsiden til kommunen og i brev til berørte parter. Frist for å komme med innspill skal stå i varslet og skal være minimum 4 uker. Lillesand kommune skal stå på kopi på eventuelle innspill/merknader.

Det er viktig å huske på at når man varsler grunneiere, så er det de som eier eiendommen på tidspunktet som varslet blir sendt. Dersom planarbeidet strekker ut i tid, vil eiendommer kunne skifte eiere, som ikke er orientert om planarbeidet. Det er derfor ikke ønskelig at det skal gå for lang tid mellom oppstartsvarselet, og at planen blir fremmet for førstegangsbehandling. Dersom planarbeidet stopper opp, og man ikke hører fra regulanten på ett år, så vil kommunen avslutte planarbeidet, og regulanten vil bli varslet om dette. Dersom arbeidet tas opp på nytt, vil man i de alle fleste tilfellene måtte varsle oppstart på nytt.

Dersom du har behov for nabolister eller kartdata kan eiendomsinformasjon og nabolister bestilles her 

Når oppstart av detaljreguleringen er gjennomført skal utarbeides et forslag til detaljregulering. Eventuelle innkomne merknader skal kommenteres og eventuelt innarbeides i planforslaget.

Det skal leveres følgende:

• Plankart iht. Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister (SOSI-fil skal leveres).
• Planbestemmelser
• Planbeskrivelse som oppfyller lovens og veilederens krav til innhold, og samtidig gir en riktig beskrivelse av planforslaget og virkningene av planen
• Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS)
• Rammeplan for vann og avløp
• Rammeplan for vei
• Ved sulfid: Godkjent tiltaksplan for sulfid

Det er svært viktig at alle plandokumenter er entydige og ikke er egnet til å skape tvil eller konflikter i ettertid.

For planer som faller innenfor krav om konsekvensutredning skal det utarbeides planprogram som sendes på høring og offentlig ettersyn i minimum 6 uker. Planprogrammet fastsettes ordinært av bystyret (plan- og bygningslovens §§12-9 og 4.1)

Når planforslaget er sendt inn vil saksbehandler i kommunen gå igjennom forslaget til detaljregulering og drøfte innholdet internt med aktuelle fagområder. Det gis deretter en tilbakemelding. Av erfaring vil det være behov med justeringer av forslaget før det fremmes til politisk førstegangsbehandling, og vi tar kontakt hvis det er behov for avklaringer.  

Når forslag til detaljreguleringen er ferdig utarbeidet i tråd  med plan- og bygningslovens og andre krav satt i oppstartsmøte, sendes planforslaget til kommunen. Kommunen har da 12 ukers frist for å behandles saken (jf. plan- og bygningsloven § 12-11 første punktum). Detaljreguleringen skal nå til politisk behandling. Det skjer ved at kommunens saksbehandler utarbeider en saksfremstilling med et forslag til vedtak. Det er plan- og miljøutvalget, som vedtar (eventuelt avslår) å sende forslaget ut på høring og offentlig ettersyn.

Det er viktig å være klar over at kommunens saksbehandler har skrivefrist for disse sakene 3 uker før saken behandles i plan- og miljøutvalgets møte. I tillegg trenger saksbehandler tid til å sette seg inn i saken og skrive saksfremstilling med forslag til vedtak. Det vil variere hvor lang tid dette tar avhengig av sakens kompleksitet og hvor mange saker som er til behandling.

Etter at detaljreguleringen er behandlet i plan- og miljøutvalget, informeres regulant om utfallet av behandlingen.

Det er plan- og miljøutvalget som vedtar å legge forslag til detaljregulering ut på høring og offentlig ettersyn. Da overtar kommunen eierskapet til planforslaget. Det er derfor kommunens saksbehandler som sender saken ut på høring og offentlig ettersyn jf. plan- og bygningslovens§12-10.

Når forslag til detaljreguleringen sendes på høring og offentlig ettersyn, så skal registrerte grunneiere og festere og så vidt mulig andre rettighetshavere i planområdet samt naboer få tilsendt brev med henvisning til kommunens hjemmeside for alle relevante dokumenter. Det offentlige ettersynet blir også annonsert i lokalavisen og på kommunens nettside. Høringsfristen er minimum seks uker.

Formålet med høring og offentlig ettersyn er at berørte parter, statlige og regionale myndigheter skal ha anledning til å komme med innspill til forslaget til detaljregulering.

Innsigelse

Berørt statlig og regionalt organ kan, etter plan- og bygningslovens §5-4 fremme innsigelse til forslag til reguleringsplan i spørsmål som er av nasjonal eller vesentlig regional betydning. Det betyr at man ikke kan gå videre med planarbeidet hvis ikke innsigelsen blir løst. Hvis kommunen ikke vil ta hensyn til innsigelsen, skal det ordinært foretas mekling mellom partene. Mer om dette i plan- og bygningslovens § 5-6.

Når forslag til detaljregulering har vært til høring og offentlig ettersyn, så skal alle eventuelle merknader gjennomgås. Regulant får anledning til å lese og kommentere merknadene. Kommunens saksbehandler håndterer en intern prosess hvor alle merknadene vurderes og man avgjør om man skal foreslå om planforslaget skal endres. Selv om det nå formelt er kommunen som eier planforslaget, så blir disse endringene som oftest gjort av regulanten.

Dersom det blir store endringer av planforslaget, så kan det være aktuelt å sende planforslaget på ny høring.

Dersom det foreligger innsigelser (jf plan- og bygningslovens § 12-13) som beskrevet under pkt. 6, så må disse håndteres.

Nå skal planforslaget til politisk behandling for endelig vedtak jf plan- og bygningslovens § 12-12.

Det skal det på nytt utarbeides et saksfremlegg. Denne gangen skal planforslaget først til plan- og miljøutvalget som innstiller til bystyret. Av saksframlegget skal det framgå hvordan innkomne uttalelser til planforslaget og konsekvensene av planforslaget har vært vurdert, og hvilken betydning disse er tillagt. Bystyret må treffe vedtak senest tolv uker etter at planforslaget er ferdigbehandlet. Er bystyret ikke enig i forslaget, kan saken sendes tilbake plan- og miljøutvalget for ny behandling. Det kan gis retningslinjer for det videre arbeid med planen.

Bystyrets endelige vedtak om reguleringsplan kan påklages, jf. plan- og bygningslovens§ 1-9.

Når bystyret har vedtatt planen (jf. plan- og bygningslovens §12-12), skal registrerte grunneiere og festere i planområdet, og så vidt mulig andre rettighetshavere i planområdet og naboer til planområdet, når de blir direkte berørt underrettes særskilt ved brev. I brevet skal det informeres om klageadgangen og frist for klage.

Planen skal kunngjøres i Lillesandsposten og gjøres tilgjengelig gjennom kommunens hjemmeside.

Det er anledning til å klage på vedtatt detaljregulering. En klage må sendes innen 3 uker (det vil bli angitt med dato). Klagen sendes skriftlig til postmottak@lillesand.kommune.no eller til Lillesand kommune, Postboks 23, 4791 Lillesand.

Det er viktig at klagen inneholder en beskrivelse av hva som man ønsker å endre i planen og en begrunnelse for dette. Du kan finne mer informasjon om mulighetene for å klage og videre saksgang i plan- og bygningsloven §§ 12-12 og 1-9, og forvaltningsloven kap. VI. 

Klagen behandles av bystyret. Kommunedirektøren gir sin anbefaling til bystyret om klagen skal tas til følge eller om vedtaket skal opprettholdes. Dersom bystyret opprettholder vedtaket sendes klagen videre til Statsforvalteren i Agder for endelig avgjørelse.

Krav om erstatning 
Dersom vedtaket vil innskrenke framtidige muligheter for utbygging, kan det være muligheter for å kreve innløsning av ubebygd (del av) eiendom eller erstatning. Ved et slikt krav, må det sende skriftlig til Lillesand kommune innen 3 år. Nærmere opplysninger om mulighetene for erstatning og innløsning finnes i plan- og bygningslovens §§ 15-2 og 15-3.