- Det som har skjedd er svært beklagelig og et alvorlig avvik. Slikt skal ikke skje, men det har skjedd på grunn av svikt i våre rutiner. Vi har informert og beklaget til de tre dette gjelder, sier kommunedirektør Guri Ulltveit-Moe.
Alt innholdet i de tre mappene er gjenskapt ved hjelp av tidligere utleverte kopier til de det gjelder, men verken arkivet i Lillesand eller barneverntjenesten for Kristiansandsregionen vet hvor de tre savnede originalmappene er.
- Mappene er høyst sannsynlig feilarkivert, og vi har ingen grunn til å tro at disse er kommet i hendene på uvedkomne, sier kommunedirektør Ulltveit-Moe.
Datatilsynet er varslet om den ene savnede klientmappen og vil bli varslet om de to andre mappene. Statsforvalteren er orientert muntlig og vil bli orientert skriftlig.
Lokalt bortsettingsarkiv i Lillesand
Kristiansand kommune inngikk 1. januar 2016 et vertskommunesamarbeid om barnevern med Lillesand og Birkenes kommune. Barnevernstjenesten for Kristiansandregionen administrerer i denne sammenheng også forespørsler om innsyn i barnevernssaker fra tiden før samarbeidet knyttet til barneverntjenestene i disse kommunene.
Lillesand kommune har barnevernarkivene fra før 2016 i et eget lokalt bortsettingsarkiv. Ved innsynsforespørsler har Kristiansand kommune siden 2016 mottatt originaldokumentene fra Lillesand kommune i papir til utlån. I Lillesand kommune registreres utlånte dokumenter, som deretter blir fraktet til Kristiansand. Disse fraktes etter endt bruk tilbake til Lillesand, der dokumentene registreres som innkomne. Ved interne gjennomganger viser det seg at tre klientmapper ikke er registrert inn i arkivet i Lillesand etter utlån til barnevernstjenesten. Bakgrunn for utlånet til barnevernstjenesten er innsynsforespørsler og internt bruk i barnevernet.
Kommunedirektør Guri Ulltveit-Moe erkjenner at rutinene for utlån fra barnevernsarkivet i Lillesand burde vært bedre. - Det er sårbart å låne ut originale dokumenter med den fare det er for tap av dokumentasjon underveis i utlånet, sier Ulltveit-Moe.
Endrer rutine
Hun forteller at kommunen nå er i gang med å endre rutinene, slik at dette ikke skal skje igjen.
- Sensitive opplysninger skal ikke bli borte, det skal våre innbyggere være trygge på, sier hun.
Lillesand kommune vil nå gjøre en avtale om avlevering med KUBEN i Arendal, som dermed blir arkivdepot og håndterer utlån. KUBEN, Aust-Agder museum og arkiv er arkivdepot for alle kommunene i tidligere Aust-Agder, samt Agder fylkeskommune. I tiden frem til ordningen med KUBEN er på plass, vil Lillesand ved innsynsforespørsler i barnevernsarkivene i saker datert før 1. januar 2016, sende barnevernsdokumenter elektronisk på sikker måte med SvarUt (sikkerhetsnivå 4).
Media: Kommunedirektør Lillesand kommune: Guri Ulltveit-Moe. Tlf. 41433640