Maler og veiledninger for planarbeid

Når leveres hvilket planmateriale?

Her vises en enkel oversikt over de viktigste stegene i en planprosess, og hvilket materiale som skal leveres.

Første uformelle kontakt

  • Ingen krav til levering av materiale

Oppstartsmøte

Planinitiativ må sendes til kommunen. Dette må senest gjøres sammen med forespørsel om oppstartsmøte.
Kravene til innholdet i planinitiativet er fastsatt i Forskrift om behandling av private forslag til detaljregulering etter plan- og bygningsloven.

Referat fra oppstartsmøte skrives av planavdelingen etter oppstartsmøtet.

Oppstartsmelding

  • Forslagsstiller sender inn planavgrensing (sosi-format) og varsel om oppstart (word-format) til kommunen
  • Forslagsstiller skal varsle planarbeidet med brev til grunneiere, naboer, offentlige etater og andre berørte, og Lillesand kommune
  • Forslaget kunngjøres i aktuelle aviser, og sendes kommunen for annonsering på kommunens hjemmeside, med orientering om dagens- og fremtidig planstatus og formål

Innsending av planforslag/1. gangs behandling

  • Plankart (pdf og SOSI) i egnet målestokk
  • Bestemmelser (pdf)
  • Planbeskrivelse med illustrasjoner, ROS-analyse og nødvendige utredninger (pdf)
  • Skriftlige kommentarer/innspill til oppstartsmeldingen

Offentlig ettersyn/høring

  • Justerte dokumenter som følge av vedtak ved 1. gangsbehandling

2. gangs behandling

Før 2. gangs behandling må det etter avtale med planavdelingen leveres følgende:

  • Eventuelle endringer av planmaterialet etter høringsperioden
  • Skriftlige kommentarer til innkomne merknader
  • Plankart ( pdf og sosi-format)

Før annonsering av vedtatt plan

Før kommunen annonserer den vedtatte planen må forslagsstiller sende inn:

  • Vedtatt plankart med vedtaksdato (pdf/sosi-format). 
  • Vedtatte bestemmelser med vedtaksdato (pdf og word-format)

Plandokumentenes form og innhold

Plankartet skal konstrueres i henhold til Kommunal- og moderniseringsdepartementets veiledere. Veilederne er basert på SOSI-standarden, og det er et krav at digitale plankart leveres etter nevnte standarder. Planen  kan ikke fremmes politisk før kravet er oppfylt.

Bestemmelsene formuleres på en entydig og etterprøvbar måte. Det er unødvendig å sette krav som er sikret av annet lovverk.

Planbeskrivelsen skal beskrive planens formål, hovedinnhold og virkninger, samt planens forhold til rammer og retningslinjer som gjelder for området. Visse planer krever en særskilt vurdering og beskrivelse -  konsekvensutredning - av planens virkninger for miljø og samfunn. Krav om konsekvensutredning blir gjennomgått på oppstartsmøtet.

Risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) skal gjennomføres for hver plan. Medfører planen risiko for uønskede hendelser må det i planforslaget defineres tiltak som reduserer risikoen.

Endringer etter § 12-14 andre ledd

Det stilles i utgangspunktet samme krav til endring av plan som til utarbeidelse av ny plan, dvs. full planprosess jfr. plan- og bygningsloven 12-14 første ledd. Hvis planendringen er omfattende, må endringen gjennomføres på vanlig måte.

Endring av reguleringsplan jfr. 12-14 andre ledd

Loven åpner imidlertid for at endring av plan kan gjennomføres på en enklere måte – med en forenklet (plan)prosess jfr. plan- og bygningsloven § 12-14 andre og tredje ledd.

Kriteriene for endringen er at den:

  • i liten grad vil påvirke gjennomføringen av planen
  • ikke går utover hovedrammene i planen
  • ikke berører hensynet til viktige natur- og friluftsområder

En slik vurdering må i hovedsak gjøres av en plankyndig, og dersom en forslagstiller mener at man har en slik sak, så bør man kontakte en plankyndig (jf. PBL 12-3) som kan vurdere endringen etter punktene nevnt over.

Det er viktig å merke seg at plankyndig da må gå nøye gjennom hele den opprinnelige reguleringsplanen, både plankart og bestemmelser, fordi det kan være forhold innenfor fellesbestemmelser, rekkefølgebestemmelser e.l. som er tilknyttet området, og som gjør at en endring kan gå ut over hovedrammene eller kan være avgjørende for gjennomføringen av planen.
Dersom endringen har nevneverdige negative konsekvenser for noen berørte parter eller interesser, bør endringen tas som en ordinær reguleringsendring jf. PBL 12-14 første ledd. Lillesand kommune vil først ta endelig stilling i saken etter at endringen har vært på høring og vi har mottatt det komplette endringsforslaget jfr. punkt 3. under.


1.Henvendelse til kommunen

Dersom plankyndig har kommet frem til at endringen kan gjøres etter PBL 12-14 andre ledd, så må vedkommende sende en henvendelse til postmottak@lillesand.kommune.no. Plansaksbehandler vil da vurdere henvendelsen og om:

  • Foreslåtte endring kan gjennomføres etter 12-14 andre ledd

Dersom konklusjonen er ja må det avklares:

  • Hvilke dokumenter som må leveres inn. 
  • Hvem som er berørt og som skal varsles. Statsforvalter og Agder fylkeskommune skal alltid varsles.

Hvis det er nødvendig å endre plankartet må digitale plandata må pr. i dag bestilles direkte fra kommunens geodataavdeling (Birkenes kommune) ved terje.elseth@birkenes.kommune.no eller postmottak@birkenes.kommune.no


2.Høring av endringsforslaget

Etter avklaringen med plansaksbehandler, kan varslingsdokumenter utarbeides.

Varslingsdokumentene skal inneholde følgende:

  • Eventuelt oppdatert plankart
  • Eventuelt oppdatert bestemmelser
  • Følgebrev med opplysninger om bakgrunn, beskrivelse av foreslått endring, konsekvenser av endring, planavdelingens foreløpige vurdering av saken

Lillesand kommune ber om at dokumentene sendes til saksbehandler for en gjennomgang før disse sendes på høring.

Forslagsstiller er selv ansvarlig for å sende endringsforslaget på høring.

Kommunen vil også publisere dokumentene på www.lillesand.kommune.no

3.Innsending av endringsforslag

Etter at endringsforslaget har vært på høring, sendes dette til postmottak@lillesand.kommune.no.

Oversendelsen skal inneholde følgende:

  • Et følgebrev med opplysninger om bakgrunn, beskrivelse av foreslått endring, konsekvenser av endring, eventuelle mottatte merknader, samt forslagstillers svar på eventuelle merknader
  • Innkomne merknader skal legges ved i sin helhet
  • Eventuelt nytt plankart (PDF og SOSI)
  • Eventuelt reviderte bestemmelser (i Word-format)
  • Liste over varslede parter.

 

4.Behandling av forslag

I henhold til kommunens delegeringsreglement skal endringer av plan etter § 12-14 andre ledd behandles politisk i plan- og miljøutvalget. Det er saksbehandler som klargjør og skriver saken for politisk behandling.

Plan- og miljøutvalget møtes vanligvis en gang i måneden for å behandle saker.

Når saken er ferdigbehandlet av plan- og miljøutvalget, sender kommunen ut et behandlingsgebyr. Gebyr for endring etter § 12-14 andre ledd er kr 23. 000.

Merk: Gebyret er et behandlingsgebyr. Det betyr at det faktureres uavhengig av om det blir et positivt eller negativt vedtak i plan- og miljøutvalget.  

 

5.Kunngjøring av vedtak

Når plan- og miljøutvalget har vedtatt endringsforslaget sender kommunen ut melding om vedtak til alle berørte parter. Kommunen vil også gjøre vedtaksinformasjonen tilgjengelig på www.lillesand.kommune.no, samt annonsere i Lillesands-Posten. Det vil også bli opplyst om klageadgang og frist for å sende inn klage.


6.Klage på vedtak

Eventuell klage på vedtaket sendes skriftlig til postmottak@lillesand.kommune.no eller til Lillesand kommune, Postboks 23, 4791 Lillesand innen opplyst frist.

Det er viktig at klagen inneholder en beskrivelse av hva du ønsker å få endret i planen og en begrunnelse for dette. Du kan finne mer informasjon om mulighetene for å klage og videre saksgang i plan- og bygningsloven §§ 12-12 og 1-9, og forvaltningsloven kap. VI.

Klagen behandles av plan- og miljøutvalget. Kommunedirektøren gir sin anbefaling til plan- og miljøutvalget om klagen skal tas til følge eller om vedtaket skal opprettholdes. Dersom plan- og miljøutvalget opprettholder vedtaket sendes klagen videre til Statsforvalteren i Agder for endelig avgjørelse.
 

Krav til plandokumenter

Innsending av planinitiativ 

Forslagsstillere skal sende et planinitiativ til kommunen senest samtidig med forespørsel om oppstartsmøte etter plan- og bygningsloven § 12-8 første ledd andre punktum.

Planinitiativet skal i nødvendig grad omtale premissene for det videre planarbeidet, og redegjøre for:  

1.  Ansvarlige for prosjektet

  • Fagkyndig/ fagansvarlig
  • Navn på forslagstiller og fakturaadresse
  • Navn på kontaktperson

2. Informasjon om planinitiativet

  • Bakgrunn for og hensikt med prosjektet
  • Om det er særlige spørsmål man ønsker å få avklart inkl. behovet for avklaringer med andre fagmyndigheter

3. Kart som viser eiendommen og forslag til planavgrensning

4. Avklaring av eiendomsforhold

  • Eksisterende eiendomsforhold og evt behovet for avklaring av eiendomsforhold
  • Bruksrettigheter
  • Om det foreligger privatrettslige avtaler eller annet som hindrer planen
  • Ny eiendomsstruktur

5. Planstatus og rammebetingelser

  • Eksisterende bebyggelse og bruk
  • Forholdet til kommuneplan, evt gjeldende regulering og annet pågående planarbeid
  • nasjonale og vesentlige regionale planer, hensyn og føringer
  • Vurdering av samfunnssikkerhet, blant annet gjennom å forebygge risiko og sårbarhet
  • Enkel stedsanalyse med illustrasjoner (ved fortetting)

6. Forslagets hovedgrep

  • Beskrivelse av hovedgrep
  • Skisse av plangrep (om det eksiserer)
  • Beskrivelse av ønsket utbyggingsvolum og byggehøyder

8. Funksjonelle og miljømessige kvaliteter

  • Uteoppholdsareal (for skoler, barnehager, sykehjem og boliger)
  • Trafikk og parkering
  • Teknisk/grønn infrastruktur
  • Forholdet til området (tilpasning mv.)
  • Positive og negative konsekvenser av tiltaket

9. Videre prosess

  • Hvilke berørte offentlige organer og andre interesserte som skal varsles om planoppstart
  • Vurderinger som er gjort om planen er omfattet av forskrift om konsekvensutredning eller om det er utredninger som må gjennomføres
  • Prosess for medvirkning
  • Hovedutfordringer og vesentlige interessekonflikter
  • Vurdering om det er aktuelt med parallell plan- og byggesak

Utarbeidelse av planprogram

  • Ved krav om konsekvensutredning skal det alltid utarbeides planprogram for planer etter forskriften § 6.
  • Planprogram er frivillig, men anbefalt, for planer etter forskriften § 8.
  • Planprogrammet anbefales sendt ut på høring samtidig med oppstartsmeldingen. Kommunen skal ha utkast til planprogrammet til gjennomgang og godkjenning før det sendes på offentlig ettersyn.

Innsending av planforslag

Dersom annet ikke er angitt eller avtalt skal følgende innsendes samlet til kommunen: postmottak@lillesand.kommune.no   

  • Plankart (farge, pdf-format) i egnet målestokk.
  • Reguleringsbestemmelser etter nasjonal mal (dokument-fil og pdf-fil).
  • Planbeskrivelse med illustrasjoner i henhold til vedleggsliste (dokument-fil og pdf-fil).
  • Digitale plandata i SOSI-format. Siste oppdaterte SOSI-versjon benyttes.
  • Lengdeprofil og tverrprofiler på vei.
  • Aktuelle sjekklister
  • ROS-analyse
  • Situasjonsplan, illustrasjoner, m.m. som viser maks. utnyttelse ihht. kart og bestemmelser.
  • Overordnede prinsipp for  tekniske plan og utomhusplan
  • Beregningsgrunnlag for arealgebyr (ny BRA som planen hjemler)
  • Arealoversikt offentlig arealer