Å ha ansvaret for store og små arrangementer kan være en omfattende og hektisk oppgave.

Ved arrangementer av forskjellig art er det viktig for arrangementsledelsen at lover, regler, søknadsfrister og lignende blir overholdt.

Innspurten ved arrangementer vil ofte være hektisk og preget av arrangementets faglige innhold og administrative koordinering.

Kvalitetsmål

Denne veilederen er således ment å bidra i ”forenklingens kunst”.

Intensjonen er å gjøre det enklere for arrangementsledelsen å peke på områder som må ivaretas ved gjennomføringen, og å synliggjøre ulike lover og regler som må oppfylles.

Ansvaret hviler fullt og helt på arrangementsledelsen, men det er et ønske fra myndighetene at denne veilederen skal bidra positivt under forberedelsene og ved intern-kontrollarbeidet.

Tillatelse til arrangementet

• Politiet:

Arrangementer på offentlig sted m.v.:

Den som på offentlig sted vil holde arrangement som overveiende er av underholdningsmessig, kunstnerisk, selskapelig eller kommersiell art, og som har et omfang som åpenbart vil medføre behov for betydelige ferdselsreguleringer eller vakthold, må innen en frist som politiet setter søke om dette.

Meldeplikt for allment tilgjengelig arrangement utenfor offentlig sted m.m.:

Den som vil holde et arrangement som er allment tilgjengelig, må sende melding i god tid til politiet selv om arrangementet ikke skjer på offentlig sted, når dets art eller størrelse gjør det sannsynlig at politioppsyn blir nødvendig av hensyn til ro og orden eller avvikling av trafikken.

Meldeplikten gjelder også ved sammenkomst med dans eller annen tilstelning av overveiende selskapelig eller underholdende art for medlemmer av en forening eller lignende sammenslutning.

Tlf.: 02800

• Brann:

Den ansvarlige for store arrangementer, utstillinger, forestillinger, møter og andre tilstelninger skal i god tid før arrangementet sende melding til lokal tilsynsmyndighet, dersom arrangementet skal avholdes i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til denne type arrangementer (Brannlovens §7).

Tlf.: 37 26 15 00

Arealer/lokaler

• Privat grunneier / -utleier:
  
  Leie av grunn må godkjennes av eier. (Husk renovasjon, vann og kloakk, strøm, trafikkregulering og parkering.)
  
  
• Havneareal:
  
  Dersom lokaler eller areal tilhørende havna ønskes benyttet, skal tillatelse innhentes fra teknisk sektor i forkant. Type arrangement vil være avgjørende for om det vil bli avkrevd leie. Strøm og vannforbruk betales etter gjeldende satser. Leier må besørge renovasjon og toalett. Teknisk sektor forplikter seg ikke til å opplyse om andre eller tilsvarende arrangement. I så måte henvises det til turistkontorets arrangementskalender.
  
  Tlf.: 37 26 15 00
  
• Offentlige arealer:
  
  Leie av grunn må godkjennes av kommunen. Skriftlig søknad skal inneholde hvor, hvor lenge, hvilke type arrangement, arealbehov, samt behov for strøm, vann, kloakk, trafikkregulerende tiltak, parkeringsbehov osv.
  
  
• Friområder:
  
  Ved ønske om arrangementer på offentlige friområder, kontaktes den forvaltningsansvarlige i kommunen.
  
  Tlf.: 37 26 15 00
  

Brannsikkerhet:

• Melding til brannvesenet må inneholde en systematisk plan for internkontrollsystem som skal ivareta helse, miljø og sikkerhet ved arrangementet.
• En forutsetning i forhold til festivaler / arrangementer er at det utarbeides en brannstrategi som inneholder en brannteknisk beskrivelse over hvordan sikkerheten ved arrangementet er tenkt ivaretatt. Denne skal i god tid før arrangementet sendes brannvesenet og finnes tilfredsstillende.
• Som et minimum må disse parametre utdypes i brannstrategien;
  Egnet slokkeutstyr, brannvannsuttak, rømning, vakter, ansvarsfordeling (i forhold til varsling, slokking og evakuering), adkomst for brannvesen, søppelhåndtering, spesielle risikoområder (frityr, store folkemengder, m.v.), osv.
  
  Tlf.: 37 26 15 00
  

Trafikkregulerende tiltak

I søknaden som må sendes både grunneier og politiet, må det fremkomme følgende opplysninger:

1. Sted / Vei (adresse)
2. Grunneiers tillatelse (Enten privat grunneier og kommune, eller fylket og staten = Statens Vegvesen)
3. Tidspunkt / varighet
4. Hvilke tiltak som er ønskelig

Politiet: Tlf. 02800

Sektor/enhet for Miljø og samferdsel: Tlf. 37 26 15 00

Matservering:

Mattilsynet:

Enkeltstående aktiviteter som innebærer salg/omsetning av næringsmidler med varighet under en uke skal meldes til Mattilsynet.

Det finnes et eget skjema som kan fylles ut og sendes inn.

Skjemaet finnes på www.mattilsynet.no/skjema

Skjemaet kan også bestilles ved å kontakte Mattilsynet, Distriktskontoret for Aust-Agder på telefon 37 03 58 50.

Kortvarig salg/omsetning av varer som ikke representerer videre helserisiko trenger ikke godkjenning og vil få en kvittering på at meldingen er mottatt av Mattilsynet. Eksempler på slike aktiviteter er:

- salg av pølser, vafler, is, brus og kaffe.

Aktiviteter som innebærer en høyere helserisiko (f.eks. grilling av kjøtt og smøring av baguetter) må vurderes av Mattilsynet for en evnt. godkjenning. Det er derfor viktig at det i disse tilfellene følger med en nøye beskrivelse av aktiviteten og tilhørende utstyr.

Aktiviteten skal ikke igangsettes før kvittering for innsendt melding er mottatt eller godkjenning er gitt.

Det vises til generell forskrift av 08.07.1983 nr. 1252 for produksjon og omsetning mv. av næringsmidler §§ 13 og 14.

Musikk/støy:

Politiet:

Sang og musikk, reklame m.m.:

Den som på eller ut mot offentlig sted vil fremføre sang eller musikk, stelle til oppvisning eller framvisning eller gjøre bruk av høyttaler, må sende melding til politiet.

Det samme gjelder den som på eller i nærheten av offentlig sted ønsker å dele ut eller spre opprop, annonser, reklame eller lignende eller gjøre bruk av gående, kjørende eller flygende reklame.

• Slike aktiviteter skal være dempet og ikke støyende, og tillates ikke etter kl. 23:00 alle dager.
• Det skal sendes melding til politiet om slikt arrangement.
• Dersom aktiviteten kan medføre lydnivåer over 75 dBA utenfor nærliggende boliger, må det i tillegg til melding til politiet søkes om forhåndsgodkjenning hos kommunens miljørettede helsevern.
• Det tillates ikke innendørs musikk som gir et støynivå utendørs det offentlig rom på over 50 dBA etter kl. 23:00.

Fyrverkeri:

Det gis ikke tillatelse til oppskyting av fyrverkeri i Lillesand.

Skjenking av alkohol

De nødvendige søknadsskjema fås ved henvendelse til kommunen.

Se vedlagte liste med opplysninger om de forskjellige typene bevilling – med kommunens krav, tidsfrister og gebyr.

Typer bevilling – kommunens krav, tidsfrister og gebyr

Andre arrangement:

Husk å sjekke om det er andre ”kolliderende” arrangementer.

Etter tillatelsene er på plass: Sørg for å få arrangementet inn i ”Kulturkalenderen”.